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Les documents comptables indispensables pour un commerçant

By Alexandra2021-05-14

Les documents comptables indispensables pour un commerçant

Vous projetez d’ouvrir un commerce et vous vous demandez quels sont les documents que vous devez impérativement détenir ? Pour répondre à cette question, nous vous proposons ici une revue des documents considérés comme indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise.


Le livre-journal et le grand livre


Ces deux documents font partie des pièces comptables aussi appelées les livres comptables. Ils permettent aux responsables de l’entreprise de mieux apprécier la rentabilité et le patrimoine de celle-ci. 


Le livre-journal


En plus de recenser chronologiquement chaque transaction, le livre-journal va également y ajouter la date d’opération et identifier le compte à débiter ainsi que celui à créditer.

On trouve dans le livre-journal plusieurs journaux auxiliaires comme le livre des achats et frais, le journal de banque, le journal des ventes et le journal des opérations diverses


Le grand-livre


En véritable recueil des comptes, Le grand-livre est un document qui regroupe les opérations du livre-journal ou des journaux auxiliaires. Ces opérations sont regroupées par comptes et les comptes par numéro suivant la nomenclature du Plan Comptable Général.


Il peut se diviser en deux :

  • Un grand-livre général

  • Un grand-livre auxiliaire dans lequel on trouve, par exemple, un compte individuel pour chaque client et chaque fournisseur

  • Le livre-journal comme le grand-livre sont à conserver 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice. 


Les comptes annuels et l’annexe


Les comptes annuels retranscrivent la situation financière de l’entreprise en fin d’exercice comptable. Ces documents peuvent être utiles aux partenaires ou aux autorités fiscales. On y retrouve :


  1. Le bilan comptable


C’est le patrimoine de l’entreprise à la date de clôture des comptes annuels et donc un moyen d’évaluer sa santé financière. Il y a les actifs (créances, stocks, immobilisations…) et le passif (capitaux propres, emprunts, dettes). 


  1. Le compte de résultat


Le compte de résultat est la synthèse d’un résultat d’exercice. Le compte de résultat récapitule les produits et charges de l’exercice. La différence des deux indique le bénéfice ou la perte de l’année.


  1. L’annexe


L’annexe est un document qui apporte des précisions supplémentaires sur les éléments portés au bilan et au compte de résultat. Il donne également une idée des méthodes comptables choisies par les responsables de l’entreprise.


Les personnes physiques relevant du régime de la microentreprise sont exemptées de fournir des comptes annuels.


Ces documents sont également à conserver 10 ans, à compter de la date de clôture de l’exercice.


Certaines entreprises peuvent être amenées à fournir des documents supplémentaires à cause de leur volume d’affaire et de leur nombre de salariés.


Le livre d’inventaire

 

Depuis le 1 janvier 2016, ce document n’est plus obligatoire. Toutefois, beaucoup d’entreprises continuent de le rédiger parce qu’il facilite la réalisation du bilan.


Le livre d’inventaire est un document qui liste tous les actifs et passifs. Il mentionne pour chacun la quantité et la valeur à date d’inventaire. 



L’approbation des comptes et leur dépôt


Les comptes annuels doivent être validés par l’entrepreneur individuel ou par les associés en assemblée générale dans un délai de moins de 6 mois après la clôture de l’exercice et déposés au greffe du tribunal dont dépend l’entreprise.


Les documents comptables jouent un rôle primordial dans le fonctionnement d’une entreprise, quel que soit leur statut. En plus des avantages cités plus haut (conformité à la loi et évaluation de la santé financière), ils permettront également à l’entreprise d’établir des prévisions plus fiables. Trois raisons majeures qui expliquent qu’il soit important de veiller à la bonne tenue de ces documents. Il est à noter que le plan comptable général oblige les établissements concernés à respecter un formalisme rigoureux, ce qui permet d’harmoniser le contenu des documents. 

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